Consumentenbond over Optimo

Als gevolg van een reorganisatie besloot Consumentenbond haar salarisadministratie uit te besteden aan Optimo. Na een uitgebreide payrollscan en het rechttrekken van alle payrollprocessen, was de organisatie klaar voor de overdracht. Kitty Schuuring was nauw betrokken bij het uitbestedingstraject en vertelt over de transitie naar de nieuwe situatie.

Kitty Schuuring werkt al 16 jaar bij de Consumentenbond als medewerker P&O. Sinds dit jaar is zij applicatiebeheerder van AFAS. Twee jaar geleden ging de Consumentenbond over op AFAS HRM/Payroll, waarbij Kitty ontdekte: ‘De ontwikkelingen van AFAS gaan zó snel, het is zonde om dat niet optimaal te benutten. Daarom nam ik het initiatief om een nieuwe uitdaging aan te gaan als applicatiebeheerder.’

Reorganisatie

De beslissing om de salarisadministratie uit te besteden was onderdeel van een reorganisatie, die eind 2018 bekend werd gemaakt. Kitty begreep die beslissing wel: ‘Intussen was de teamleider Salarisadministratie weg en ontstond er een zelfsturend team van twee parttime medewerkers. Daardoor ontstond er een continuïteitsrisico en was er geen kennis betreffende de inrichting van payroll. Optimo als specialist kan dit opvangen.’

Kennismaking met Optimo

Er werden drie outsourcingspartijen uitgenodigd voor het offertetraject: ‘We wilden sowieso een partij die werkt met AFAS. Één van de partijen viel af omdat hun aanbod niet aansloot bij onze wensen. Optimo bleef samen met een andere partij over. Met Optimo hadden we een klik en zij hebben het voordeel dat zij werken met een ISAE-verklaring.’

Met accountmanager Rick de Hoop werd besproken hoe Optimo de samenwerking voor zich zag. De contracten werden opgesteld en gingen langs de Privacy Officer in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Een onderdeel dat goed geregeld moet zijn: ‘Optimo heeft zich daarin flexibel opgesteld waardoor we een ‘go’ kregen.’

Payrollscan

Een vast onderdeel van het outsourcingstraject is de payrollscan. Kitty vertelt: ‘Sinds de livegang waren er veel aanpassingen gemaakt in de module HRM/Payroll. Ik was verbaasd wat ze allemaal vonden met de payrollscan! Het is alleen daarom al positief dat we gekozen hebben voor outsourcing, want met de payrollscan ging Optimo door ons hele systeem en de inrichting ervan.’

Payroll Consultant Gerwin Benning kwam de payrollscan uitvoeren, waarmee ook meteen een klik ontstond. ‘Fijne vent! Hij weet gewoon waar hij het over heeft én kan het goed uitleggen. Ik vond het heel leuk om daarin mee te kijken, want al onze inhouse payrollkennis was weg. Wanneer je vragen hebt over de inrichting, is het fijn als een Payroll Consultant je iets kan bijleren.’

PSA Specialist en HR Specialist ingeschakeld

Gelijktijdig werd PSA Specialist Desiree Koolen ingeschakeld voor payrollkennis. Kitty licht toe: ‘Wij deden wel personeelsmutaties, maar geen payrollmutaties. Dat is écht wat anders. Desiree heeft ons enorm geholpen om onze interne processen op orde te krijgen. Het was wel even aanpoten; Gerwin en Desiree kwamen vaak over de vloer. De onderlinge communicatie tussen hen ging gelukkig erg goed. Ook hebben we tijdelijk een HR Specialist ingevlogen via detachering.’

Nieuwe werkwijze en overdracht

Onlangs heeft Optimo de eerste verloning verwerkt. ‘Op de laatste dag dat Desiree aanwezig was, verzorgden we de verloning volgens de nieuwe werkwijze. Ook hebben we een ‘warme overdracht’ gehad waarbij we kennismaakten met Niels de Smalen. Hij is de Salaris Specialist van team Outsourcing die onze salarisadministratie verzorgt. Zo weten we wie we aan de telefoon hebben!’

Processen geoptimaliseerd

Er gaat veel veranderen op de P&O afdeling van de Consumentenbond. Kitty en haar collega willen daarom een PDL-cursus volgen. Kitty legt uit: ‘Het is niet zo dat bij outsourcing álle werkzaamheden van de salarisadministratie wegvallen. We moeten er zelf wel kennis van hebben. We willen alert blijven dat de dingen goed gaan; daar blijven we toch zelf verantwoordelijk voor.’