Ploeger Logistics over Optimo

Met vijf locaties door het hele land, 330 medewerkers en 60 uitzendkrachten biedt Ploeger Logistics haar klanten een totaaloplossing op het gebied van logistiek. De organisatie heeft haar HRM/Payroll processen al twaalf jaar lang geborgd in de software van AFAS. Die konden wel een opfrisbeurt gebruiken, aldus HR Manager Janneke Wolbers. Deadline? Binnen haar eerste dienstjaar moest alles strak staan. Een uitdaging waar ze graag over vertelt!

Ervaring met AFAS implementatie

Janneke heeft bij haar vorige werkgever een AFAS implementatie gedaan. Ze weet daardoor als geen ander wat de mogelijkheden van de software zijn: ‘Toen ik een jaar geleden in dienst kwam bij Ploeger Logistics, haalden we slechts 20 procent uit de software en was InSite maar voor een klein deel van de organisatie beschikbaar. Onze salarisadministrateur verliet de organisatie, en er kwam een externe salarisadministrateur op die plek te zitten. Toen ontdekten we dat de payroll foutgevoelig was ingericht, met veel eigengemaakte berekeningen die niet door iedereen werden gehanteerd.’ Janneke hakte de knoop door: er moest een herimplementatie komen.

AFAS Partner Optimo

‘Ik wilde goed advies inwinnen, voordat we ons hierin zouden storten. Dit advies dacht ik bij een AFAS partner te vinden, met kennis van transport. Zo kwam ik bij Optimo terecht. Mijn eerste gesprek was met Vincent, de Accountmanager. In twee en een half uur zijn we onze software doorgelopen en hebben we onze wensen besproken. De conclusie was duidelijk: we gingen de software vanaf de bodem inrichten en een duidelijke wensenlijst hanteren’, vertelt Janneke.

Nieuwe inrichting HRM/Payroll

Binnen no-time werd alles in orde gemaakt om vervolgens op Valentijnsdag te starten met de eerste consultancydag. In drie en een halve maand stond er een nieuwe inrichting van AFAS HRM/Payroll en een InSite-omgeving genaamd ‘Op Weg’, inclusief de Pocket app. ‘Door eerdere ervaringen van mijn collega en mijzelf met het inrichten van de module HRM, konden we een deel van de inrichting zelf doen. Voor complexere en eenmalige HRM-inrichtingen was daar Consultant Max. Hij trad op als coach en draaide als onderdeel van het team mee. Het inrichten van de module Payroll hebben Payroll Consultants Tim en Steffan gedaan, dat is echt specialistenwerk.’

Dataconversie van oude naar nieuwe omgeving

Als je kiest voor een herimplementatie, moeten de gegevens worden verhuisd van de oude naar de nieuwe AFAS omgeving. Dat heeft Consultant Martijn voor zijn rekening genomen. ‘In de oude omgeving stonden een heleboel gegevens waar we niks meer mee deden. We hebben alleen data geconverteerd die we écht gebruiken, dus zo optimaal en minimaal mogelijk. Wat nu nog aan dossieritems in de oude omgeving staat, kunnen we altijd nog raadplegen door de meekijklicentie.’

Administratieve processen digitaal

De afdeling HR heeft hard gewerkt: naast het herinrichten van de software en de processen, zijn de arbeidsvoorwaarden geharmoniseerd. Het gevolg? Met al dit harde werken is veel gestandaardiseerd en zijn bijna alle administratieve processen digitaal. Daarnaast heeft de hele organisatie toegang tot InSite; medewerkers hebben inzicht en grip. Voorheen hadden ze vaak vragen over hun verlof, nu kunnen ze zelf verlof aanvragen en declaraties indienen. Dat scheelt werk voor de leidinggevenden én het HR-team.

Communicatieplan en spreekuren

Je zou denken dat het voor de medewerkers een grote stap was om plotseling via InSite verlof te boeken en declaraties in te dienen. Janneke denkt daar nuchter over: ‘Ik vond dat we daar niet te moeilijk over moesten doen. Als je grote veranderingen wil doorvoeren, dan schrijf je een communicatieplan, passend bij je doelgroep. Toen InSite en de Pocket app live waren, zijn wij alle vijf de vestigingen langsgegaan. We hebben spreekuren ingepland om mensen ‘op weg te helpen met Op Weg’. Dat werd goed ontvangen. Ook de chauffeur van in de zestig regelt zijn verlof met de app!’

HR heeft weer tijd en aandacht voor de medewerker

‘HR kan nu onderuit gaan zitten’, wordt wel eens geroepen. Janneke en haar team kunnen hierom lachen, maar hebben nog veel werk te verzetten: ‘Wij kunnen ons nu focussen op de dingen waarvoor we er zijn. Aan de slag op strategisch niveau, de werving van nieuwe chauffeurs, het begeleiden van medewerkers en het ondersteunen van leidinggevenden. De tijd en aandacht voor de mensen zijn terug. Ook willen we een ‘werken bij’ website via OutSite, die gekoppeld wordt met de Sollicitant Self Service. Genoeg te doen!’

Salarisadministrateur via detachering

Hoewel de salarisadministratie optimaal is ingericht, blijven mensen nodig: ‘Onze externe salarisadministrateur kreeg een nieuwe baan, waardoor we zonder zaten. Een belletje met Vincent was voldoende om binnen drie dagen een salarisadministrateur via Optimo te regelen. Wim komt nu een keer in de week, en rondom de verloningsperiode is hij er iets vaker. Aan het aantal afgenomen uren merken we dat de salarisadministratie nu veel sneller en efficiënter verloopt.’

Samen de specialist

Janneke is positief over de samenwerking met Optimo: ‘Ik vind het leuk dat iedere discipline een team met specialisten heeft en dat die allemaal naadloos met elkaar samenwerken. Onderling regelen ze de overdracht goed, waardoor je niet merkt dat er af en toe een ander persoon aan jouw opdracht werkt. Optimo is geen standaard ICT/Consultancy bedrijf. Er werken echte mensen: puur noem ik dat. Dat werkt heel prettig, we hebben ook veel lol gehad.’