Xebia over Optimo

Xebia helpt wereldwijd bedrijven bij de digitale transformatie. Een flinke groeispurt van de organisatie vergde een andere mindset én een slimmere manier van werken. Daarom werden de modules Financieel en HRM/Payroll in AFAS Profit onder handen genomen. De AFAS Consultants van Optimo werden ingeschakeld om te ondersteunen bij de optimalisatie. Aan het woord Stefan Tijsinger, CFO bij de consultancytak van Xebia in Nederland.

 

Toen Stefan drie jaar geleden startte bij Xebia, werkte de organisatie al met AFAS Profit: ‘In mijn eerste jaar bij Xebia hebben we een aantal slagen gemaakt om de processen te optimaliseren, waaronder digitale inkoop. Op vlakken waar we hulp nodig hadden, werden we geholpen door consultants van AFAS. Op een bepaald moment merkten we dat we groter werden; we waren in een paar jaar flink gegroeid en kregen meer businessunits. Het werd complexer.’

 

 

Slimmer werken

Stefan en zijn team streefden naar een duidelijke doelstelling: meer mensen bedienen, zonder het team uit te breiden. Om die mindset te kweken, moest het slimmer: ‘Als we de dingen op dezelfde manier bleven doen, hadden we meer collega’s nodig’, zegt Stefan.

 

Met dat doel voor ogen werden een aantal softwarepakketten vergeleken. Stefan kende Optimo uit een ver verleden, en nodigde de AFAS Consultants uit om meer te vertellen over mogelijkheden van AFAS Profit. Er waren nog veel verbeterslagen te behalen, wat voordeliger was dan het implementeren van een ander softwarepakket. Er werd besloten AFAS Profit te behouden en de modules Financieel en HRM/Payroll te optimaliseren.

 

 

Efficiëntere omzetrealisatie

In de module Financieel werden veel kleine optimalisaties uitgevoerd, met als uitblinker de omzetrealisatie. Stefan vertelt: ‘De omzetrealisatie was het belangrijkste proces dat geoptimaliseerd moest worden. Dat verliep voorheen omslachtig. Soms ging het buiten het systeem om, met Excellijsten die we handmatig bij moesten houden. Dat is erg foutgevoelig én kost veel tijd. Daar heeft ERP Consultant Mark Ebben een mooie oplossing voor gevonden, door vanuit een analyse boekingen te sturen. Dat zorgt ervoor dat de omzetrealisatie sneller en efficiënter plaatsvindt. Daar wordt dankbaar gebruik van gemaakt.’

 

 

Data uit één bron

Tot december 2018 besteedde Xebia de salarisadministratie uit en gebruikte daarbij een ander softwarepakket. Met de optimalisatie werd de payroll ingericht in AFAS Profit, waardoor de afdeling HR dit zelf kan verzorgen: ‘De overgang is zonder problemen verlopen, daar heeft Payroll Consultant Thijs Kruimink ons goed bij geholpen. Iedereen kreeg netjes op tijd zijn salaris.’

 

Het inrichten van de payroll in AFAS Profit had nog een ander voordeel: ‘Ik ben een financial, dus ik vind het fijn als data rechtstreeks uit één bron stromen in plaats van allerlei bronnen waar discrepantie tussen kan zitten. De overgang op en optimalisatie van HRM/Payoll verbreedde ons inzicht in onze mensen. Daarnaast wilden we de functionaliteiten van InSite meer benutten.

 

 

Niet inkloppen, maar controleren

Voor de HR-afdeling was het belangrijk om processen middels workflows te optimaliseren, waardoor zij niet alleen gegevens moeten inkloppen, maar meer focus hebben op de controles. Zo kunnen de medewerkers zelf meer gebruik maken van de mogelijkheden: ‘Iedereen heeft inzicht in zijn eigen gegevens en kan zelf aanpassingen maken. Vragen bij HR over basale zaken zoals verlof, proberen we zoveel mogelijk te beperken en dat lijkt te lukken. Al zijn we wel een bedrijf dat van persoonlijk contact houdt.’

 

Wat de optimalisatie ook heeft opgeleverd, is dat alle neuzen dezelfde kant op staan: ‘Door eens alle processen te doorlopen, gaat iedereen nadenken over hoe het beter zou kunnen. Dat heeft tot nu toe al veel opgeleverd, and we’re still going strong!’

 

 

Meedenken en adviseren

Waarom besloot Stefan Optimo opnieuw in te schakelen, op basis van eerdere ervaringen? ‘Ik waardeer mensen die goede adviezen geven. Ze mogen mij echt wijzen op wat ik niet goed doe. Vanuit het belang van onze organisatie, niet vanuit het beeld dat zij zelf voor zich hebben. Daar sluit Optimo goed bij aan; de consultants proberen echt in de huid van de klant te kruipen. Ze zijn niet geïndoctrineerd met de best practices. In de praktijk werkt het soms nou eenmaal anders dan de standaardoplossing. Op zo’n moment heb ik iemand nodig die met ons meedenkt, in plaats van vanuit een template.’

 

Suzanne Hauer - Senior Recruiter

Meer weten over werken bij Optimo? Suzanne staat voor je klaar. Neem gerust contact met haar op!

Contact