SVn over Optimo

Stimuleringsfonds Volkshuisvesting Nederlandse gemeenten (SVn) vernieuwde haar gehele IT-landschap en AFAS is daar onderdeel van. Waar eerst alle gegevens opgeslagen stonden in een gedeelde AFAS-omgeving met partnerfondsen, koos SVn bij de IT-vernieuwing voor een eigen omgeving. Maar data overzetten waar je zelf geen toegang tot hebt, dat is lastig. Daarom schakelde SVn de conversiespecialisten van Optimo in. Projectmanager Esther Sennef vertelt over de dataconversie die in totaal een klein jaar in beslag nam.

 

De IT-vernieuwing bij SVn

SVn ontwikkelt, beheert en verstrekt financieringsoplossingen onder andere voor het kopen, verduurzamen en verbeteren van woningen en bedrijfsruimten. Vanuit het kantoor in Amersfoort werken ruim 120 medewerkers aan financieringsoplossingen die maatschappelijke waarde creëren, samen met gemeenten en andere overheden.

 

Esther Sennef is projectmanager bij SVn en was gedurende de IT-vernieuwing verantwoordelijk voor de financiële applicaties. De overgang op een eigen AFAS-omgeving nam zij ook onder haar hoede. Esther vertelt: ‘Voorheen waren wij één van de fondsen van FBNL. Toen wij een zelfstandige organisatie werden, sloten we een overeenkomst af om IT-diensten af te nemen van FBNL. Twee jaar geleden besloten we het helemaal zelf te doen. We wilden onze IT-omgeving een-op-een overnemen zoals het was, maar dat was makkelijker gezegd dan gedaan.’

 

 

Optimo als conversiepartner

De gegevens van SVn moesten gecontroleerd uit de omgeving van FBNL gehaald worden. Er werd gekozen voor de aanpak ‘schonen en klonen’. Esther licht toe: ‘Wij mochten zelf niet bij de gegevens van de andere fondsen komen. We hebben daarom samen met FBNL gekozen voor de aanpak om een kopie te maken van de applicatie zoals we deze bij FBNL gebruikten. Dit noemen we het klonen van de omgeving. In deze kopie zijn vervolgens alle gegevens verwijderd die niet van ons waren. Dat noemen we schonen.’ Omdat AFAS dit soort projecten zelf niet uitvoert, werd SVn doorverwezen naar Optimo.

 

 

Privacygevoelige gegevens

Omdat het om privacygevoelige gegevens van medewerkers én financiële gegevens van de fondsen ging, werd besloten eerst een pilot te draaien. Zo heeft het conversieteam van Optimo aangetoond dat zij echt kan schonen. Esther zegt daarover: ‘Als dat niet gelukt was, hadden we de omgeving opnieuw moeten bouwen en was de gegevensuitwisseling veel ingewikkelder geweest. Maar op basis van die pilot hebben alle partijen geconcludeerd: zo gaan we het doen.’

 

 

Stapsgewijs volgens het draaiboek

Conversiespecialist Martijn Wouters voerde het inhoudelijke werk uit. Esther zegt: ‘Alle uit te voeren stappen door SVn, FBNL en Optimo lagen vast in een draaiboek. Dit draaiboek hebben we gezamenlijk gemaakt, waarbij we per stap ook hebben ingeschat hoe lang iets zou duren en hoe laat het klaar moest zijn. In totaal stonden er 119 stappen in het draaiboek. Één van de stappen was het schonen van de data, waar Martijn nog een onderliggend detaildraaiboek voor had. Martijn wist op welke manier er geschoond moest worden. Bij bepaalde dingen hadden we AFAS nodig, dat regelde Martijn ook. Hij ging zelfstandig te werk volgens het draaiboek.’

 

 

Eerst drie keer oefenen

SVn had een duidelijk plan van aanpak: ‘We wisten van tevoren dat we het overzetten van de data in meerdere rondes wilden testen. We hebben in totaal drie keer geoefend voordat we echt over gingen. De laatste ronde is uiteindelijk het soepelst verlopen. Wel hadden een strakke deadline: op donderdag 18 april, net voor Pasen, moesten we uiterlijk om 18.00 uur klaar zijn. Toen gingen de plafonds open en de bekabeling eruit, omdat de nieuwe infrastructuur werd geïnstalleerd. Dat hoorde ook bij de IT-vernieuwing!’

 

 

Extra uren inplannen

Per oefenronde vond een evaluatiemoment plaats, waarbij ook accountmanager Vincent Schoonbeek aansloot. Esther vertelt: ‘Tijdens de evaluatiemomenten blikten we terug en keken we vooruit. Hierbij maakten we alvast een planning voor de volgende ronde. We planden altijd wat extra uren in, zodat we ruimte hadden om iets op te lossen of uit te zoeken. Deze evaluatiemomenten heb ik als prettig ervaren.’

 

 

Belangrijke les

Van fouten kun je leren. Zo vertelt Esther: ‘Optimo had een inschatting van de tijdsbesteding gemaakt en had voor de eerste oefenronde Martijn – op basis van zijn beschikbaarheid- vijf dagen achter elkaar ingepland. Maar daarbij was geen rekening gehouden met de werkzaamheden van de andere partijen; FBNL en SVn moesten bijvoorbeeld ook controles uitvoeren. Vijf dagen achter elkaar bleek dus niet praktisch te zijn. Daar hebben we met z’n allen van geleerd, daar zijn die oefenrondes voor. We zijn er samen hartstikke goed uitgekomen.’

 

 

Tip: evalueer met álle partijen

Hoe kijkt Esther terug op het project? ‘Met trots kunnen we zeggen dat in de gehele IT-vernieuwing ruim 85.000 leningen, bijna 6 miljoen documenten, negen administraties en ruim 21.000 dossieritems zijn gemigreerd. De dataconversie is soepel verlopen. Wat ik erg waardevol heb gevonden, zijn die dagen waarin we samen terugblikten. Mijn collega’s en ik zaten al maanden in die IT-vernieuwing, daar moesten wij Optimo in meenemen. Wij vonden het belangrijk om iedere ronde te evalueren met álle betrokken partijen. Mijn tip is om dat standaard in te plannen. Zo krijg je een nog beter beeld van waar je samen naartoe werkt.’

 

Peter Bos - Recruiter

Meer weten over werken bij Optimo? Peter staat voor je klaar. Neem gerust contact met hem op!

Contact